Cómo hacer una agenda de trabajo

La agenda de trabajo está preparada para compartir información crucial que puede ser esencial para el negocio.

En general, las reuniones se llevan a cabo para que las personas de organizaciones o empresas conozcan nuevos proyectos, resuelvan problemas o compartan informes y opiniones.

La agenda de la reunión debe prepararse al menos unos días antes de la fecha programada de la reunión. El objetivo debe ser proporcionar a los participantes de la reunión tiempo suficiente para prepararse para las preguntas o respuestas que puedan necesitar proporcionar y también para comprender cómo deben reaccionar ante cualquier información nueva que se les haya divulgado.

El objetivo de la agenda debe ser claro y proporcionar a los participantes las razones por las cuales se convocó la reunión. Debe ser un intento de tener una discusión cara a cara con los participantes y recibir cualquier consejo o crítica que estén siendo considerados por ellos antes de tomar cualquier decisión.

La agenda de una reunión de trabajo o de negocios se envía a los accionistas, directores, empleados y una persona que puede proporcionar información sobre las ganancias anuales, las pérdidas, los impuestos, los cambios y las configuraciones nuevas que la compañía está considerando. Las organizaciones registradas deben comprender que estas reuniones son obligatorias y deben celebrarse sin excepciones.

La agenda de la reunión puede ser preparada por un individuo que haya pasado algún tiempo con la compañía y esté completamente consciente de cómo o qué planea discutir la compañía en la reunión programada. La persona elegida para la tarea debe tener información sobre los temas para la discusión sin los cuales no estará en condiciones de preparar una agenda efectiva.

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Puntos a considerar al redactar la agenda de trabajo

La fecha de la reunión, la hora, el lugar y el nombre del organizador deben mencionarse en la agenda.
Se pueden llevar a cabo reuniones de negocios para discutir las inquietudes que puedan surgir debido a proyectos nuevos o incluso a proyectos existentes.

Las reuniones deben incluir discusiones válidas de los accionistas junto con el valor de mercado de las acciones de la compañía.

Los participantes de la reunión pueden resaltar las causas del movimiento ascendente o descendente en los precios de las acciones de la empresa e incluso discutir proyectos que ya no son beneficiosos.

También se pueden llevar a cabo discusiones sobre proyectos empresariales que pueden implementarse en el futuro.

El objetivo de la reunión debe quedar claro a los participantes en la agenda porque les brinda a todos los participantes la oportunidad de preparar cualquier pregunta que necesiten plantear durante la reunión.
No sería necesario mencionar que la agenda debería prepararse en un lenguaje formal incluyendo también los saludos de apertura y cierre.

Siempre que la persona que prepare la agenda de la reunión para el negocio siga los puntos mencionados anteriormente, la empresa puede estar segura de que puede tener una reunión de negocios exitosa que hará todo lo posible para lograr los objetivos.

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Modelo de agenda de trabajo

Ejemplo de agenda de reuniones de negocios 1

[Fecha:]
[Del nombre de la empresa que organiza la reunión],
[Fecha: fecha de la reunión con la hora y el lugar],

[Anfitrión: Nombre del anfitrión de la empresa],

[Asistentes: nombres de todos los asistentes invitados a la reunión junto con sus datos de contacto].

Agenda de la reunión.
9 a.m. a 9:15 a.m. – presentaciones por parte del anfitrión, llamada a pedido, invocación y ceremonia de apertura.
9:15 a.m. a 9:45 a.m. – revisión del acta de la reunión anterior.
9:45 AM a 10 AM – correspondencia.
10 a.m. a 10:15 a.m. – Informes, comités permanentes, oficiales y comités especiales o especiales.
10:15 a.m. a 10:30 a.m. – discusión de negocios, asuntos pendientes y comités permanentes.
10:30 a.m. a 10:45 a.m. – anuncios.
10:45 a.m. a 12 p.m. – programa, oradores, actividades educativas y presentación de premios y distinciones.
12 PM a 12:15 PM – ceremonias e iniciación.
12:15 PM a 12:30 PM – Ceremonia de clausura.
12:30 PM a 12:45 PM – entretenimiento.
12:45 PM a 1 PM – aplazamiento.

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Ejemplo de agenda de trabajo 2

[Fecha:],
[Del nombre de la empresa que organiza la reunión],
[Fecha: fecha de la reunión, hora y lugar],

Reunión del Equipo Modelo XYZ

Anfitrión: ________
Facilitador: ___________
Cronometrador: ___________
Refrescos: ___________
Tomador de notas: ___________
Amigo de los Miembros Ausentes: ___________

[Objetivos de la reunión: enumere los objetivos de la reunión en orden numérico],

Agenda

9 AM – bienvenida y presentaciones junto con el intercambio de información.
9:15 AM – actualizaciones sobre el plan de acción con discusiones.
10:15 AM – seleccionando los entrenadores después de las discusiones.
11:15 a.m. – planificación en curso.
12 PM – Evaluación de la reunión y clausura.

Es improbable que las reuniones de negocios de cualquier empresa tengan una agenda establecida donde todas las cosas puedan moverse según lo programado en la agenda. Los participantes pueden plantear preguntas inesperadas o exigir respuestas para temas que pueden no haber sido planeados.

Los organizadores de la reunión deben reservar tiempo para incidencias inesperadas que pueden prolongar la reunión más allá de las horas programadas.

La agenda que se crea es solo una indicación de los planes de la empresa y no está basada en una regla firme que no se puede cambiar según las necesidades. La agenda de la reunión de negocios es solo una indicación de las cosas que están planeadas porque las empresas no pueden permitirse el lujo de ser inflexibles y deben incorporar cualquier requisito incluso en los momentos finales.