Lista de cotejo carta eficaz

Una vez finalizada la redacción de la carta, es necesario leerla varias veces con el fin de observar si cumple su cometido.  Es decir, trasmitir con claridad, precisión y amabilidad el mensaje que se desea.

Para ello, existe una serie de aspectos a observar y preguntas que es necesario formularse como las siguientes:

La carta debe ser clara

A menos que una carta sea fácil de leer y su significado resulte claro de inmediato, será una barrera en vez de una ayuda para la comunicación. Al analizar su carta, empiece por preguntarse a sí mismo:
1. ¿Es fácil de leer esta carta?
2. ¿Está el mensaje escrito tan claramente que no pueda malinterpretarse?

La carta debe tener un contenido específico

El mensaje que se quiere trasmitir mediante la carta debe tener un objetivo determinado.   Si se quiere hacer una reservación, por ejemplo, debe contener toda la información pertinente para ello y de forma clara como el día y hora de la reserva. Tampoco debe tener un mensaje ambiguo que deje a la persona quien la reciba con dudas o con una idea equivocada.

La carta debe tener una personalidad agradable

Así como su propia personalidad se compone de diversos rasgos característicos, así es la personalidad de cada carta que usted escribe. Para determinar si su carta agradará al lector, pregúntese si éstaa:
1. ¿Tiene un aspecto atractivo? Una carta, como una persona, debe causar una buena primera impresión.
2. ¿Se expresa de una manera correcta, concisa y natural? Una carta, como una persona, es juzgada por modo como habla”.
3. ¿Tiene un tono amigable? Una carta, como una persona, atrae amigos al ser amistosa.
4. ¿Refleja una actitud sincera y servicial? Una carta como una persona, influye en los demás cuando 1 convence de que su consideración y deseo de servirl son algo más que palabras agradables y buenos modales
5. ¿Se pone en el lugar del lector? Una carta como una persona, agrada cuando se enfoca en el lector y hac hincapié en que los intereses de él son importantes par el escritor y su compañía.
6. Respecto a los elementos negativos, ¿están colocados cuidadosamente y explicados. Una carta, como una persona, debe subrayar los aspectos positivos.

La carta debe resultar interesante al destinatario

Una carta comercial no necesita ser ingeniosa o entretenida, pero debe atraer y conservar la atención del destinatario de modo que la lea por completo y actúe en consecuencia, o que por lo menos reaccione a ella. Para determinar si su carta es interesante, pregúntese:
1. ¿La frase introductoria dice algo de interés para el lector? ¿Captará la atención de éste?
2. ¿El tono amistoso y el interés que demuestra hacen que el lector quiera seguir leyendo?
3. El estilo de redacción claro y natural, y el desarrollo lógico de las ideas ¿hacen la carta fácil de leer y entender?
4. ¿Despierta y mantiene el interés del lector?
5. ¿Conduce toda la argumentación hacia la meta deseada?
6. ¿La actitud sincera y servicial de la carta hace que el lector sienta que el escritor realmente quería escribir la carta, y que está genuinamente interesado? ¿O suena como si quien la escribió estuviera cansado y aburrido?