Compra el material de oficina de manera inteligente

¿Por qué, excepto tú, que te encargas de gestionar ios pedidos de material de oficina, todo el mundo tiene un concepto bien extraño de la compra del material?

Todos saben que, cuando lo necesitan, debe pedirse y ya está. Pero si tú eres quien se encarga de los pedidos de material de oficina sabrás, mejor que nadie, que comprar archivadores, papel o etiquetas es una tarea que requiere análisis, mucha concentración y, sobre todo, tiempo.

También eres consciente de la importancia de tener mano izquierda tanto para conseguir que la entrega del material sea rápida como para lograr descuentos o condiciones especiales para tu empresa. Por todo esto y, a fin de que te sea útil, no olvides, además de organizarte, tener en cuenta todo esto:

■ Crea una base de datos de proveedores y mantenía actualizada.

■ Evita acumular toda la publicidad de los proveedores de material de oficina. Guarda la estrictamente necesaria o la de productos difíciles de conseguir.

■ Controla las existencias.

■ Prepara un espacio adecuado para almacenar el material.

■ Establece una normativa coherente de acceso al material de oficina.

■ Puedes mantener una reserva de material que te será útil en caso de urgencia, aunque debes evitar que la conozca todo el mundo porque, de ser así, dejará de tener la utilidad para la que fue creada.

■ Intenta que tus compañeros te avisen cuando queden las últimas unidades. Lo mejor es poner un cartel en el armario del material con el que se pueda indicar que se ha cogido la última unidad de un producto.

■ Elabora una lista del material habitual que utiliza tu empresa, en la que también se incluya los principales proveedores de material. No te olvides de indicar los datos de contacto, incluido el nombre de la persona que gestiona tus pedidos.

■ Marca en los catálogos los artículos que solicitas habitualmente para que puedas localizarlos con mayor rapidez.

■ Prepara en tu ordenador un formulario de pedido que te sirva siempre de base e imprímelo.

■ Si haces la compra on-line, aprovecha las ventajas de las listas de la compra y guarda diferentes listas porque, basándote en la que más te interese en cada momento, podrás realizar las modificaciones.

Una buena organización ahorra tiempo

La publicidad es, indiscutiblemente, el sistema que las empresas proveedoras de material de oficin; utilizarán para hacerte llegar la información sobre sus productos. Por eso, es conveniente qu< evites acumular todos los catálogos y que pidas a las empresas que no te interesen, que no vuelvan a enviarte ningún catálogo.

Aunque tu tiempo es oro, no descartes de antemano ias ofertas telefónicas que te hagan las empresas ya que, en alguna ocasión, puede ser interesante. En cualquier caso, si no quieres que te vuelvan a llamar para ofrecerte promociones intenta evitar las frases para quedar bien y sé educada pero rotunda.

Organiza la frecuencia de compra según las necesidades de tu empresa. De este modo, evitarás almacenar material demasiado tiempo, ocupar mucho espacio y que los productos se deterioren. Tampoco realices un pedido cada vez que falte algo porque es inoperativo.

Las ventajas de comprar por Internet

Hoy en día, la compra del material puede ser mucho más fácil para ti. Podrás ahorrar mucho tiempo y evitar todos los inconvenientes del almacenamiento de los catálogos. La compra a través de internet te permitirá seleccionar fácilmente los productos que te interesan y tener listas de la compra, con lo que te ahorrarás tener que realizarlas cada vez que hagas un pedido.

Igualmente, los proveedores te pondrán al día de las ventajas y los descuentos por ser clientes, además de incentivar tu compra con descuentos y regalos especiales. Cuando lo hayas hecho una vez, lo harás siempre porque descubrirás todas las ventajas que supone. ¿Por qué no lo compruebas?