Si ya se tiene en la mente la idea que se desea trasmitir mediante la carta, el siguiente paso consiste en ponerlo por escrito.

Para ello, se debe preparar un primer borrador  y así redactará mejor y más aprisa. Concéntrese sólo en el contenido. Revise su borrador, con atención particular a la técnica, estilo y tono correcto, antes de escribir la carta que enviará.

Más tarde, cuando tenga práctica en escribir cartas comerciales, encontrará que la expresión correcta y efectiva de sus ideas se vuelve un hábito.

Se recomienda para las cartas largas y complicadas, y para cartas “problema”,  hacer anotaciones y después un borrador.

Escriba con naturalidad

Escriba el mensaje en sus propias palabras. Recuerde que no hay un vocabulario especial para los negocios. Las palabras que usa en su conversación diaria son las que sonarán naturales y amigables al destinatario. Trate de imaginar que el lector está al otro lado de su escritorio o hablando por teléfono. Quizá entonces pueda escribir lo que desea decir tan naturalmente como lo diría en persona.

Escriba tan rápidamente como pueda

Escriba el primer borrador tan rápidamente como pueda. Use abreviaturas y cualquier otra técnica para avanzar. No pierda tiempo verificando la ortografía de las palabras u otros aspectos de la gramática o refiriéndose a normas de su texto… todavía.

Mientras observa un punto, puede olvidar lo que había comenzado a decir. O puede resultar una carta entrecortada porque la redactó en oraciones o párrafos inconexos en vez de ser escritas como un mensaje completo. Probablemente redactará su carta más pronto si escribe el primer borrador sin detenerse, y luego, al revisarlo, hace todas las correcciones.

Deje bastante espacio en los márgenes y entre las líneas de su primer borrador para correcciones. Si redacta a máquina de escribir, use doble espacio. Si escribe a mano en papel rayado, deje un espacio entre cada renglón.  En computadora, escriba al lado de las correcciones.

Verifique que el mensaje sea adecuado

Dé una revisión general a su mensaje en cuanto a contenido, estilo y tono. Pregúntese, ¿contiene este mensaje todo lo necesario y nada más? ¿Es eficaz la distribución? ¿Es su sentido tan claro que no puede malinterpretarse o leerse mal? ¿Suena sincero y natural? ¿Ayudará a mantener las buenas relaciones y el interés del lector? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es “no”, puede que necesite redactar de nuevo uno o dos párrafos o toda la carta.

Cuando pueda contestar “sí” a estas preguntas, estará listo para dar a la copia una revisión palabra por palabra para asegurarse de que el mensaje es apropiado y correcto en cada detalle.

Revise las normas para la buena redacción de cartas y las reglas para el uso correcto en el texto y en la sección de referencia; también consulte un diccionario para cualquiera otra ayuda que necesite.

Para corregir un primer borrador, elimine tan sólo cualquier letra, palabra, o frase inapropiada. Luego escriba la forma correcta encima o en el margen más cercano.

Cuando haga correcciones en el borrador, fíjese en:
• Faltas de ortografía, palabras usadas incorrectamente y palabras que puedan ser eliminadas.
• Oraciones incompletas, cortadas, demasiado largas, confusas, redundantes o torpes.
• Párrafos cortados, demasiado largos, mal organizados o mal enlazados.
• Signos de puntuación que deben ser insertados u omitidos, para que la carta sea clara y fácil de leer.
• Uso de las mayúsculas; escritura de números; uso de acentos, y otros.